Come creare To-do-list efficaci

La lista più conosciuta è la classica lista della spesa.  Io sono sempre stata riluttante con le liste, di qualsiasi tipo. Devo dire che però ultimamente, vuoi perché le cose da fare sono sempre tante, vuoi per gli anni che avanzano, mi è capitato spesso di dimenticare di acquistare proprio le cose per cui ero andata a fare la spesa.

Come non dimenticare più niente!

Ho iniziato quindi ad utilizzare la lista della spesa su una app molto facile, GOOGLE KEEP collegata all’account Google, dove c’è la possibilità di creare liste per ogni tipo di attività e ritrovarle su tutti i tuoi dispositivi.

Creo la mia lista della spesa e aggiungo tutto quello che devo comperare in ogni momento o quando mi viene in mente che mi manca qualcosa.
Posso anche spostare l’articolo in alto o in basso magari in funzione della disposizione delle corsie del supermercato di fiducia, evitando quindi i giri fra le corsie o di dover tornare indietro per recuperare il prodotto che dovevo acquistare. 
Mi basta depennare sul quadratino accanto al prodotto..et voilà.. spesa fatta.

Questo è un semplice ma efficace esempio di come ottimizzare i tempi al supermercato per la spesa, senza dover girare per tutte le corsie per vedere se mi manca qualcosa.

Come fare le To do list cartacee

Quando ho iniziato a scrivere le mie liste ho provato vari metodi che non mi soddisfacevano del tutto perché più volte ho rischiato di perdere fogli in giro, o di dover ricopiare da una lista all’altra cose che avevo già scritto.

Ho deciso allora di fare un po’ di Brainstorming per raccogliere le idee e le soluzioni per migliorare e ottimizzare questo processo.
Mi sono posta alcune domande:

1. Quante sono le tipologie/categorie di attività da fare?
   
   Ho suddiviso le attività da fare per Categorie:

   • Lavoro/Progetti

   • Personale/Casa

   • Corsi/Formazione

   • Da fare Oggi
     

2. Su quale supporto trasferisco le informazioni?
   
   Ho scelto alcune tipologie di supporto cartaceo:

   • Foglio volante

   • Blocco Notes

   • Quaderno

A questo punto avevo le idee un po’ più chiare:
-sulla Lista Lavoro/Progetti avrei scritto tutto quello che riguardava il Lavoro e i vari progetti per avviare il mio lavoro online (sito web-gestione fiscale-marketing-social media);
-sulla Lista Personale/Casa tutto quello che dovevo fare per me o la mia famiglia (pulizie-impegni personali-appuntamenti da prendere-gestione bilancio familiare e fiscale);
-sulla lista Corsi/Formazione tutti i corsi online da fare, video tutorial formativi, nuove skill da acquisire;
-da ultimo la Lista Fa fare Oggi da compilare la sera prima o il mattino prima di iniziare il lavoro con le attività da fare in base agli impegni già assunti in Calendario e la tipologia di attività.

Quale supporto cartaceo utilizzare per le liste

Per tutte le liste, tranne la lista Da fare Oggi, ho utilizzato un quaderno (A5).

Ho suddiviso il quaderno in 4 parti (il mio quaderno aveva 40 pagine e ho fatto quattro blocchi da 10 pagine ciascuno).

Ma mi dirai… ma tu hai solo 3 Categorie (Lavoro, Personale, Corsi).
Sì hai ragione, però io sono quella previdente e se nel corso dell’utilizzo mi salta fuori una nuova categoria? Ho già 10 pagine (e 10 pagine di “cose da fare” sono un bel po’) pronte per la nuova categoria.

Trasferisco su ogni lista tutte le cose che ho in mente da fare o che devo fare per raggiungere i miei obiettivi, senza un ordine preciso. Successivamente assegno un ordine di priorità o urgenza (Matrice di Eisenhower) e se ho delle scadenze segno a lato la scadenza.

La lista Da fare Oggi invece è un foglio volante che tengo sulla mia scrivania o attaccata al muro in una posizione ben visibile.

Nella lista Da fare Oggi inserisco le attività da fare in giornata in base anche agli impegni già presi in Calendario/Agenda, indipendentemente che siano di Lavoro o Personali.

Quando ho eseguito l’attività in lista la depenno, ci tiro letteralmente una bella riga con un pennarello rosso (questo gesto è molto gratificante e dà una soddisfazione innegabile specialmente a fine serata quando vedo che ho tutta la lista cancellata).

A volte succede però che non riesco ad eseguire tutte le attività che mi ero fissata nella giornata, perché c’é sempre in agguato l’Imprevisto, e ben venga che ci sia perché la vita è questa: è un susseguirsi di eventi che non sempre sono attribuibili a noi e dobbiamo fare i conti anche con le vite altrui (i familiari, i colleghi, i nostri amici pelosi, la nostra casa, etc.).

Quello che non posso fare oggi, lo farò domani. (… e lo riporto sulla lista per il giorno dopo).