Chi è l’Assistente Virtuale e cosa fa

Hai mai sentito parlare dell’Assistente virtuale? Ah.. sì è Siri, o Alexa.
Noooo… per carità, sì anche loro sono Assistenti virtuali però sono Virtuali nel vero senso della parola. Sono dei software chiamati anche Chat bot che simulano una conversazione con un essere umano. 

Ma allora chi è l’Assistente Virtuale se non è un Chat bot?

Questa è la domanda che mi fanno spesso quando parlo dell’attività che andrò a svolgere come Assistente Virtuale.

La risposta è che….ci sono infinite risposte, ma quella che riesco a dare per rendere l’idea immediata, anche se molto riduttiva è: l’assistente virtuale è una segretaria che lavora da remoto (da casa o ovunque sia) come libera professionista.

Poi arriva la seconda domanda? Ah ma allori lavori in Smart working?

Beh, se intendi Smart working come lavorare da casa… sssì, però non sono alle dipendenze dirette dei miei clienti, piuttosto collaboro con loro ma sono una libera professionista e svolgo per loro le varie attività che mi vengono delegate.

Definizione di Assistente Virtuale

Se fai una ricerca su Google e cerchi Assistente Virtuale il primo risultato che trovi sarà sicuramente questo.

La risposta è giusta, ma non è quello che stai cercando.

Facciamo un passo indietro.
Il termine Assistente Virtuale è la traduzione esatta di Virtual Assistant.

Ricerca Google: Who is Virtual Assistant? (Chi è l’Assistente Virtuale?)

Infatti la professione di Virtual Assistant nasce negli Stati Uniti a metà degli anni ‘90 ed è una figura professionale conosciuta e ricercata.

Si espande anche in Europa, specialmente in Gran Bretagna, circa 15 anni fa e poi piano piano anche in Italia circa una decina di anni fa alcune professioniste VA iniziano la loro attività online.

Purtroppo però in Italia è una figura professionale ancora poco conosciuta tra le aziende offline, mentre inizia ad essere richiesta specialmente tra professionisti e piccole aziende che lavorano online.

Per dirla in breve, come dovrei spiegare a mia mamma (per intendere anche a chi non è del settore) chi è l’Assistente Virtuale?

L’Assistente virtuale è una “segretaria” che lavora da casa per libere professioniste o piccole aziende tramite  il computer e internet, quindi online, e fa tutti quei servizi di segreteria, amministrazione, gestione appuntamenti, etc…. come se fosse nell’ufficio del cliente.

Questa però è una definizione molto riduttiva di quello che effettivamente è o fa l’Assistente Virtuale.

Per quanto possa piacermi il lavoro che svolge una Assistente Virtuale, il termine in sé è molto limitato, come anche la traduzione è fuorviante.

Ho preparato il mio Elevator Pitch da utilizzare quando dovrò spiegare (una volta che avrò iniziato l’attività) chi sono e cosa faccio:

Sono un’Assistente Virtuale in ambito amministrativo che lavora da remoto e supporto libere professioniste e imprenditrici nella gestione di alcune attività delegabili, come per esempio la fatturazione, gestione contabile, gestione appuntamenti, gestione delle mail, customer service.
Mi interfaccio con il cliente tramite software e app online per la gestione diretta dei compiti a me affidati e per la comunicazione interna.
Mi piace pensare di essere una collaboratrice che, più che svolgere i compiti assegnati, condivide con la cliente strategie e soluzioni per rendere il processo lavorativo più snello attraverso l’automazione dei vari task e questo permette alla mia cliente di liberare tempo ed energie da dedicare alle attività più rilevanti e redditizie del proprio business o nella vita privata riuscendo così a raggiungere i propri obiettivi.

Cosa fa un’ Assistente Virtuale

I compiti che può svolgere una Assistente Virtuale dipendono molto dalle proprie competenze acquisite nel corso della vita lavorativa.
Chi ha lavorato per anni, come me, nell’ambito amministrativo sarà più propensa a proporre Servizi Amministrativi che riguardano tale ambito:

-Gestione contabilità
-Fatturazione attiva passiva
-Riconciliazione bancaria
-Scadenzario pagamenti
-Predisposizione documentazione e dati per il commercialista

Altri servizi che può offrire un’Assistente Virtuale sono semplici servizi di Segreteria generale:

-Gestione delle email
-Gestione appuntamenti/calendario
-Redazione di documenti e template (preventivi, presentazioni, brochure, volantini).
-Prenotazione voli e hotel 

La lista dei servizi è molto vasta e può spaziare anche in altri ambiti:

-Gestione sito Web 

-Gestione dei Social

-Gestione Progetti

-Campagne di Marketing

-Assistenza Clienti

Questi sono solo alcuni esempi di servizi che può offrire un’Assistente Virtuale lavorando da remoto.

Ma le competenze specifiche acquisite di ognuna fa sì che gli ambiti lavorativi possono essere i più disparati.

C’è un denominatore comune però in tutto questo:

- le attività devono poter essere svolte online da remoto

- le attività devono essere delegabili e quindi non prettamente di pertinenza del cliente o dove la sua presenza fisica/online è indispensabile (per fare un esempio una Coach non può delegare all’Assistente Virtuale il servizio di consulenza rivolto alle proprie clienti, ma può delegare tutte le attività propedeutiche al servizio stesso come la gestione degli appuntamenti, la gestione del marketing o del funnel di vendita, il Customer Care, preparazione slide/questionari).

Nella fase di acquisizione del Prospect è importante capire quali attività sono delegabili e per fare ciò sarà il cliente stesso a comunicarci le sue necessità dopo un’attenta valutazione dei suoi processi lavorativi.

L’AV potrà in questo caso proporre al Prospect dei questionari di autovalutazione e tracciamento del tempo per rilevare quali attività possono essere delegate.

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